A hlavne: ako ich opraviť skôr, než vám prinesú ďalšiu prácu.
Správa kurzov môže byť radosť... alebo sa rýchlo zmeniť na chaos. Úpravy tabuliek, hľadanie odhlášok, ručné mazanie lekcií alebo zmätok pri Náhradách.
WEBOOKER dokáže väčšinu tejto práce automatizovať, ale iba vtedy, ak sú niektoré základné nastavenia od začiatku správne.
Tu nájdete oblasti, v ktorých používatelia robia chyby najčastejšie, a tipy, ako sa im vyhnúť už pri nastavovaní prvých kurzov.
Keď kópia kurzu nie je celkom kópia: dávajte pozor na nastavenie semestra
Kopírovanie kurzov šetrí čas, no zároveň ide o funkciu, ktorá najčastejšie vedie k zbytočným komplikáciám.
Kde vzniká najviac chýb?
Najčastejšie sa kurz omylom skopíruje znova do toho istého semestra. Keďže semester novej kópie sa už potom nedá zmeniť, treba vytvoriť celý kurz odznova.
Ďalšie typické chyby vznikajú skôr z nepozornosti než z technických dôvodov:
- v kurze zostanú staré popisy, obrázky alebo dokonca ceny
- lekcie sa naplánujú podľa zastaraného prázdninového kalendára
Po skopírovaní sa oplatí rýchlo skontrolovať najdôležitejšie záložky: termíny, ceny, vyučujúcich, popisy a prázdniny. Tak začnete nový semester čisto a správne.
Prázdninový kalendár ako záchrana pred ručným mazaním lekcií
Bez správne zadaných prázdnin a sviatkov systém naplánuje lekcie aj na dni, keď máte zatvorené. To potom znamená ručné mazanie a presúvanie.
Ak však kalendár nastavíte ešte pred plánovaním kurzov, WEBOOKER automaticky preskočí všetky zatvorené dni a rozvrhne lekcie realisticky.
Preto si ešte pred vytvorením rozvrhov na nový semester zadajte všetky prázdniny a sviatky. Vyhnete sa tak neskorším ručným opravám.
Skupiny Náhrad: základ pre prehľadné odhlášky a Náhrady
Skupiny Náhrad určujú, medzi ktorými kurzmi je možné zdieľať Náhrady. Bez tejto štruktúry si rodičia vyberajú náhodné termíny alebo sa zbytočne dopytujú, čo je presný opak toho, čo má automatizovaný systém priniesť.
Častou chybou je nastavovať skupiny Náhrad až po začiatku semestra. Keď už odhlášky bežia, nedajú sa meniť bez toho, aby vznikli nezrovnalosti.
Ako nastaviť skupiny Náhrad správne:
- vytvorte skupiny ešte pred otvorením registrácií
- presne určite, medzi ktorými časmi kurzov je Náhrada možná
- každý kurz priraďte správne už pri nastavovaní
Dôležitá poznámka: označenie „bez Náhrad" neznamená, že Náhrady sú vylúčené. Je to iba názov bez funkčného obmedzenia.
Dizajn registračnej stránky je vaša vizitka a zároveň pomáha s orientáciou
Prehľadný WEBOOKER v štýle vašej organizácie je viac než len dizajn. Je to vaša digitálna vizitka. Chýbajúce logo, banner alebo informácie môžu zákazníkov zneistiť a vyvolať otázky typu: „Som tu správne?"
Prispôsobte WEBOOKER svojej organizácii:
- logo, farby a úvodný banner
- popisy kurzov s obrázkami
- kontakty, prevádzkový poriadok a informácie o ochrane osobných údajov
- prehľadnú úvodnú stránku pre rodičov a klientov
Prvý dojem rozhoduje. Vytvorte úvodnú stránku WEBOOKERU v štýle svojho centra.
Neskoro nastavené údaje o zákazníkoch znamenajú veľa práce navyše
Každá organizácia potrebuje o účastníkoch iné informácie. Niekde stačí meno a dátum narodenia, inde sú potrebné ďalšie údaje pre dotácie alebo administratívu.
Chyba nastane vo chvíli, keď sa požadované polia nenastavia hneď na začiatku. Po mesiacoch a stovkách registrácií je ich dopĺňanie veľmi náročné.
Preto:
- hneď na začiatku skontrolujte Systém → Nastavenia → Osobné údaje
- určite, čo majú vidieť rodičia a čo len administrátori
- nastavte povinné polia
Čisté základné nastavenie vám neskôr ušetrí mnoho hodín práce.
Chcete mať správu kurzov naozaj pod kontrolou?
Ku každému kurzu môžete pridať študijné materiály: PDF, videá, audionahrávky, pracovné listy alebo obrázky.
Zároveň určíte, kto a kedy k nim získa prístup. Jazykové školy túto funkciu využívajú napríklad na to, aby sprístupnili testy alebo videá až po zaplatení.
Žiadne posielanie e-mailov a žiadne hľadanie v prílohách.
Ak sa týmto chybám vyhnete, WEBOOKER vám ušetrí veľa hodín administratívnej práce, zníži počet otázok a prinesie plný prehľad o registráciách, platbách, dochádzke a Náhradách.
Pozrite si aj užitočné funkcie:
7 pomocníkov WEBOOKERU, ktorí vám uľahčia prácu
Vyskúšajte WEBOOKER bezplatne na 7 dní
