A przede wszystkim: jak je naprawić, zanim dołożą Ci kolejnej pracy.
Zarządzanie kursami może sprawiać radość... albo szybko zamienić się w chaos. Poprawianie arkuszy, szukanie zgłoszeń nieobecności, ręczne usuwanie zajęć albo zamieszanie wokół Kompensacji.
WEBOOKER potrafi zautomatyzować większość tej pracy, ale tylko wtedy, gdy kilka podstawowych ustawień od początku jest skonfigurowanych prawidłowo.
Tutaj znajdziesz obszary, w których użytkownicy najczęściej popełniają błędy, oraz wskazówki, jak uniknąć ich już podczas konfiguracji pierwszych kursów.
Gdy kopia kursu nie jest do końca kopią: zwróć uwagę na ustawienie semestru
Kopiowanie kursów oszczędza czas, ale jednocześnie jest funkcją, która najczęściej prowadzi do niepotrzebnych komplikacji.
Gdzie pojawia się najwięcej błędów?
Najczęściej kurs zostaje przypadkowo skopiowany ponownie do tego samego semestru. Ponieważ semestru nowej kopii nie da się później zmienić, cały kurs trzeba utworzyć od nowa.
Inne typowe błędy wynikają raczej z nieuwagi niż z przyczyn technicznych:
- w kursie pozostają stare opisy, zdjęcia albo nawet ceny
- zajęcia są planowane według nieaktualnego kalendarza ferii
Po skopiowaniu warto szybko sprawdzić najważniejsze zakładki: terminy, ceny, nauczycieli, opisy i ferie. Dzięki temu nowy semestr zaczynasz czysto i poprawnie.
Kalendarz ferii jako ratunek przed ręcznym usuwaniem zajęć
Bez prawidłowo wpisanych ferii i świąt system zaplanuje zajęcia także w dni, kiedy jesteście zamknięci. To potem oznacza ręczne usuwanie i przesuwanie.
Jeśli jednak ustawisz kalendarz jeszcze przed planowaniem kursów, WEBOOKER automatycznie pominie wszystkie dni zamknięcia i rozplanuje zajęcia realistycznie.
Dlatego przed tworzeniem harmonogramów na nowy semestr wpisz wszystkie ferie i święta. Unikniesz w ten sposób późniejszych ręcznych poprawek.
Grupy Kompensacji: podstawa przejrzystych zgłoszeń nieobecności i Kompensacji
Grupy Kompensacji określają, które kursy mogą współdzielić Kompensacje. Bez tej struktury rodzice wybierają przypadkowe terminy albo zadają niepotrzebne pytania, czyli dokładnie to, czego zautomatyzowany system powinien Ci oszczędzić.
Częstym błędem jest ustawianie grup Kompensacji dopiero po rozpoczęciu semestru. Gdy zgłoszenia nieobecności już działają, nie da się ich zmienić bez tworzenia niespójności.
Jak prawidłowo ustawić grupy Kompensacji:
- utwórz grupy jeszcze przed otwarciem rejestracji
- dokładnie określ, między którymi godzinami kursów możliwa jest Kompensacja
- przypisz każdy kurs poprawnie już podczas konfiguracji
Ważna uwaga: oznaczenie „bez Kompensacji" nie oznacza, że Kompensacje są wykluczone. To tylko nazwa bez ograniczenia funkcjonalnego.
Wygląd strony rejestracji to Twoja wizytówka i jednocześnie pomoc w orientacji
Przejrzysty WEBOOKER w stylu Twojej organizacji to coś więcej niż design. To Twoja cyfrowa wizytówka. Brak logo, banera albo informacji może budzić u klientów niepewność i pytania w stylu: „Czy trafiłem we właściwe miejsce?"
Dopasuj WEBOOKER do swojej organizacji:
- logo, kolory i baner startowy
- opisy kursów ze zdjęciami
- kontakty, regulamin i informacje o ochronie danych
- przejrzysta strona główna dla rodziców i klientów
Pierwsze wrażenie ma znaczenie. Przygotuj stronę startową WEBOOKER w stylu swojego centrum.
Zbyt późno ustawione dane klientów oznaczają mnóstwo dodatkowej pracy
Każda organizacja potrzebuje innych informacji o uczestnikach. Gdzieś wystarczy imię i data urodzenia, gdzie indziej potrzebne są dodatkowe dane do dotacji albo administracji.
Błąd pojawia się wtedy, gdy wymagane pola nie zostaną ustawione od razu na początku. Po miesiącach i setkach rejestracji ich późniejsze uzupełnianie jest bardzo pracochłonne.
Dlatego:
- na początku sprawdź System → Ustawienia → Dane osobowe
- ustal, co widzą rodzice, a co tylko administratorzy
- zdefiniuj pola obowiązkowe
Czysta konfiguracja podstawowa zaoszczędzi Ci później wiele godzin pracy.
Chcesz naprawdę mieć zarządzanie kursami pod kontrolą?
Do każdego kursu możesz dodać materiały edukacyjne: pliki PDF, filmy, nagrania audio, karty pracy albo obrazy.
Określasz też, kto i kiedy otrzyma do nich dostęp. Szkoły językowe korzystają z tej funkcji na przykład po to, aby testy albo filmy udostępniać dopiero po opłaceniu kursu.
Koniec z wysyłaniem wszystkiego mailem i szukaniem w załącznikach.
Jeśli unikniesz tych błędów, WEBOOKER zaoszczędzi Ci wiele godzin pracy administracyjnej, ograniczy liczbę pytań i zapewni pełny przegląd rejestracji, płatności, frekwencji oraz Kompensacji.
Zobacz także przydatne funkcje:
7 pomocników WEBOOKER, którzy ułatwią Ci pracę
Wypróbuj WEBOOKER bezpłatnie przez 7 dni
