FAQ
Masz pytania dotyczące korzystania z Webooker?
Tutaj znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania o nasz system rezerwacji – od rejestracji i konfiguracji kalendarza po zarządzanie rezerwacjami i płatnościami.
W czym pomaga mi Webooker?
Webooker to system online, który pomaga zarządzać wszystkim wokół Twoich kursów – od zapisów po faktury.
Uczestnicy rezerwują miejsce przez system, płacą, zgłaszają nieobecność albo znajdują Kompensację. Nauczyciel wie, kto przyjdzie. Rodzice mają wszystko pod kontrolą. A Ty oszczędzasz czas i wysiłek.
Webooker wprowadza porządek do całej Twojej działalności – niezależnie od tego, czy prowadzisz szkołę językową, studio tańca czy weekendowe warsztaty.
Jak ludzie zapisują się na kursy?
Prosto i online. Klient wybiera kurs na Twojej stronie Webooker, tworzy rejestrację, akceptuje Regulamin i płaci bezpośrednio kartą lub przelewem bankowym.
System wysyła potwierdzenie, wystawia fakturę i dodaje osobę do listy uczestników.
Od razu widzisz, kto się zapisał, ile miejsc jest jeszcze dostępnych i kto już zapłacił.
Bez papierów, bez ręcznego przepisywania. Wszystko działa automatycznie i przejrzyście.
A przede wszystkim – nikt nie musi spędzać niedzielnego wieczoru na sortowaniu e-maili i arkuszy.
Czy mogę pobierać opłaty za kursy przez Webooker?
Tak.
Możesz połączyć Webooker ze swoim bankiem i dostawcą płatności. Uczestnicy mogą wtedy płacić przelewem bankowym albo wygodnie online kartą.
System wystawia fakturę, zapisuje płatność, przypisuje ją do uczestnika i wysyła potwierdzenie płatności albo dokument podatkowy.
Masz wszystko pod kontrolą bez konieczności ręcznego sprawdzania wyciągów bankowych.
Jak działa połączenie z bramką płatniczą?
Stripe to bezpieczna bramka płatności online do płatności kartą.
Możesz łatwo połączyć ją z Webooker – zakładasz konto i wpisujesz swoje dane w ustawieniach.
Klienci mogą wtedy płacić bezpośrednio podczas zapisu na kurs.
Płatności są automatycznie łączone z fakturami, a wszystko jest czytelnie uporządkowane w jednym miejscu.
Co jeśli mam listę uczestników w Excelu albo używam innego systemu?
Nie musisz zaczynać od zera.
Jeśli masz już listę uczestników w Excelu albo w innym systemie, pomożemy Ci zaimportować dane.
Po prostu prześlij swój arkusz w systemie i napisz do nas na sales@aperus.eu – zajmiemy się importem danych do Webooker.
Po rejestracji system krok po kroku przeprowadzi Cię przez początkową konfigurację, łącznie z przykładowymi danymi do przetestowania. Otrzymasz też dostęp do szczegółowych poradników i tekstów pomocy.
Sam samouczek jest całkowicie bezpłatny.
Jak Webooker obsługuje harmonogramy, pojemność kursów i inne zadania administracyjne?
Webooker to coś więcej niż kalendarz – to kompletny system do organizacji kursów, frekwencji, płatności i komunikacji.
Korzystają z niego organizacje zarządzające setkami klientów, dziesiątkami kursów i całymi zespołami nauczycieli oraz pracowników administracyjnych.
Jednocześnie działa równie dobrze dla osób, które prowadzą tylko kilka kursów tygodniowo.
Został stworzony dla małych i dużych organizatorów – dla każdego, kto chce mieć porządek w działalności i więcej czasu na realne nauczanie.
Czy możemy używać Webooker na telefonie?
Rodzice i nauczyciele mają interfejs mobilny.
Rodzice mogą usprawiedliwić dziecko albo wybrać Kompensację za pomocą kilku kliknięć.
Nauczyciele zapisują frekwencję, notatki lub raporty pracy bezpośrednio na smartfonie.
Organizatorzy pracują jednak w pełnej administracji systemu – jest ona dostępna tylko na komputerze.
Dzięki temu wszystko pozostaje czytelne i bezpieczne.
Czy Webooker można zintegrować z naszą stroną internetową?
Tak, bez żadnego problemu.
Najczęściej Webooker dodaje się jako link pod przyciskiem – Twoi klienci przechodzą wtedy bezpośrednio z Twojej strony do bezpiecznego środowiska systemu, gdzie mogą się zapisać i zapłacić.
Jeśli chcesz wyświetlać ofertę kursów bezpośrednio na swojej stronie, można ją zintegrować z Webooker przez API.
Rejestracja i wprowadzanie danych zawsze odbywają się jednak w Webooker, aby chronić wrażliwe dane osobowe, zwłaszcza gdy chodzi o dzieci.
Alternatywnie Webooker może też działać jako samodzielna strona internetowa bez połączenia z Twoją obecną witryną.
Czy mogę korzystać z Webooker bez wiedzy technicznej?
Tak, zdecydowanie. Webooker został zaprojektowany tak, aby każdy mógł z niego korzystać – nawet bez technicznego know-how.
Interfejs jest czytelny i intuicyjny. Poradniki i przykłady prowadzą przez system krok po kroku.
A jeśli kiedykolwiek utkniesz, zawsze możesz skontaktować się z naszym helpdeskiem e-mailowym.
Nie jesteś z tym sam – pomagamy zacząć.
Czy system może wysyłać e-maile, newslettery i SMS-y?
Tak, Webooker ma zaawansowany moduł do komunikacji masowej.
Możesz kierować komunikację do konkretnych grup uczestników – na przykład według kursu, grupy, dnia tygodnia albo według nieobecności.
Gdy harmonogram się zmienia, system automatycznie powiadamia tylko osoby, których to dotyczy – szybko i bez błędów.
E-maile i SMS-y można wysyłać bezpośrednio z systemu.
Bramkę SMS możesz też łatwo aktywować zawsze wtedy, gdy jej potrzebujesz.
Jak Webooker pomaga mojemu biznesowi?
Jest dla każdego, kto prowadzi kursy, grupy, zajęcia czasu wolnego albo jednorazowe Wydarzenia, takie jak warsztaty, i chce mieć jasny przegląd rejestracji, płatności i frekwencji.
Webooker nadaje się zarówno do małych szkół, jak i dużych centrów czasu wolnego. Wspiera działanie szkół pływania, szkół językowych, centrów rodzinnych, klubów dziecięcych i młodzieżowych oraz klubów sportowych.
Bez problemu obsługuje setki kursów, tysiące uczestników i dziesiątki kont użytkowników.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz jedne popołudniowe zajęcia tygodniowo, czy pełny program każdego dnia, Webooker pomaga utrzymać całą działalność pod kontrolą.
Jak Webooker naprawdę ułatwia mi pracę?
Wyobraź sobie, że wszystko po prostu działa. Rejestracje, zgłoszenia nieobecności, płatności i e-maile – bez zbędnych papierów i ręcznego przepisywania.
Webooker śledzi frekwencję na kursach językowych, automatycznie wystawia faktury za zajęcia taneczne, przypomina rodzicom o opłacie za kurs i dopasowuje płatności uczestników.
Klienci zapisują się online, nauczyciele wiedzą, kto przyjdzie, a Ty masz podgląd całej działalności – łącznie ze statystykami, komunikacją i dokumentami.
Spędzasz mniej czasu na administracji, a więcej na tym, co nadaje sens Twojej pracy.
Co mogę zdigitalizować z Webooker?
Całą działalność kursową – od tworzenia kursów, rejestracji i fakturowania po komunikację z klientami. A także jednorazowe Wydarzenia, lekcje próbne, obozy wakacyjne, treningi czy warsztaty.
Dzięki Webooker tworzysz ofertę kursów, przyjmujesz rejestracje, wysyłasz potwierdzenia, wystawiasz faktury, ustawiasz rabaty, śledzisz płatności oraz monitorujesz frekwencję i raporty pracy nauczycieli.
System zarządza frekwencją, nieobecnościami, Kompensacjami, dokumentami, kontaktami i komunikacją w jednym miejscu.
Krótko mówiąc: to, co wiele organizacji nadal robi w Excelu, e-mailu i na papierze, możesz robić cyfrowo w Webooker.
Ile czasu oszczędzam z Webooker?
Godziny każdego tygodnia.
Dzięki Webooker nie musisz już kopiować rejestracji i zapisów na kursy do arkuszy, ręcznie wystawiać faktur, sprawdzać przychodzących płatności ani przeszukiwać e-maili i SMS-ów z usprawiedliwieniami zajęć.
System zapisuje wszystko za Ciebie – rejestracje, płatności, frekwencję, Kompensacje.
To, co kiedyś zajmowało cały wieczór, teraz można zrobić w kilka minut. A ten czas możesz przeznaczyć na to, co rozwija Twój biznes.
Czy Webooker nadaje się do działalności sezonowej?
Tak. Webooker dopasowuje się do Twojej działalności. Niezależnie od tego, czy prowadzisz kursy całoroczne, obozy letnie czy weekendowe warsztaty, możesz korzystać z systemu w dowolnym momencie bez ograniczeń.
Poza sezonem wszystkie dane pozostają bezpiecznie zapisane, a Ty zawsze masz dostęp do zestawień, kontaktów i historii płatności.
Dzięki przystępnej miesięcznej opłacie 30 EUR system opłaca się także wtedy, gdy używasz go tylko przez część roku. Webooker jest wtedy, gdy go potrzebujesz – i nie przeszkadza, gdy go nie potrzebujesz.
Co jeśli chcemy grupować uczestników według poziomu zamiast wieku?
Webooker potrafi to również.
Klient najpierw po prostu zgłasza zainteresowanie i podaje poziom – na przykład początkujący lub zaawansowany. Następnie możesz zaprosić tę osobę na rozmowę albo lekcję próbną, sprawdzić, co będzie odpowiednie, i przypisać ją do właściwej grupy.
Fakturowanie rozpoczyna się dopiero po Twoim potwierdzeniu.
Jest to szczególnie przydatne przy kursach językowych albo pływackich, gdzie sam wiek nie wystarcza.
Ile kosztuje system miesięcznie?
Miesięczna opłata ryczałtowa wynosi 30 EUR.
Obejmuje dostęp do wszystkich funkcji – bez limitu liczby kursów, rejestracji ani użytkowników.
W cenie zawarta jest także komunikacja e-mailowa (do 2000 e-maili miesięcznie), 1 GB przestrzeni, regularne kopie zapasowe, bezpieczeństwo danych i wszystkie przyszłe aktualizacje systemu.
Jeśli chcesz wysyłać więcej SMS-ów, więcej e-maili albo przechowywać większe ilości danych, możesz dodać te usługi zgodnie z aktualnym cennikiem.
Czy muszę płacić dodatkowe opłaty za każdą płatność?
Webooker nie pobiera nic z Twoich płatności.
Opłaty zależą wyłącznie od cennika Twojego dostawcy płatności, na przykład Stripe.
Nasza cena jest ostateczna. Bez ukrytych kosztów.
Czy mogę najpierw wypróbować Webooker?
Tak.
Po rejestracji otrzymujesz Webooker za darmo na 7 dni.
W tym czasie możesz przetestować system bez zobowiązań.
Jeśli nie anulujesz subskrypcji, faktura zostanie wysłana automatycznie, a Ty będziesz nadal korzystać z usługi bez przerwy.
Otrzymasz też przypomnienie, aby móc podjąć decyzję na czas.
Czy cena zmienia się w zależności od liczby kursów lub uczestników?
Nie.
Cena zależy wyłącznie od wybranego planu: Business za 30 EUR/miesiąc albo Business Plus za 69 EUR/miesiąc.
W obu przypadkach możesz zarządzać tyloma kursami, nauczycielami i rejestracjami, ile potrzebujesz.
System dopasowuje się do Ciebie – nie odwrotnie.
Business jest idealny dla mniejszych zespołów albo samodzielnych nauczycieli, którzy chcą mieć wszystko pod kontrolą bez skomplikowanej administracji – odpowiedni dla organizacji z około 200 aktywnymi klientami rocznie.
Business Plus jest przeznaczony dla większych operacji z większą komunikacją, większą liczbą użytkowników i większą potrzebą automatyzacji – na przykład dla centrów z około 500 lub więcej aktywnymi klientami rocznie.
Czy Webooker jest zgodny z GDPR?
Tak – i przywiązujemy do tego dużą wagę.
Wszystkie procesy i dokumenty Webooker zostały przygotowane wspólnie z prawnikiem specjalizującym się w ochronie danych.
System spełnia europejskie standardy ochrony danych osobowych i respektuje prawo do prywatności.
Dane Twoich klientów są przetwarzane bezpiecznie – i tylko w zakresie niezbędnym do działania.
To Ty decydujesz, jakie dane zbierasz, i przez cały czas zachowujesz pełną kontrolę.
Kto ma dostęp do danych naszych uczestników i pracowników?
Tylko Ty – oraz osoby, którym samodzielnie przyznasz dostęp, na przykład Twoi nauczyciele albo koledzy z administracji kursów, a w razie potrzeby także księgowość.
Zasadniczo zespół Webooker w ogóle nie ma dostępu do Twoich danych. Jedynym wyjątkiem są sytuacje techniczne, gdy potrzebujesz pomocy przy konfiguracji albo trzeba naprawić błąd.
Nawet wtedy działamy z najwyższą starannością i zgodnie z zasadami ochrony danych.
Czy uczestnicy mogą płacić bezpiecznie?
Wszystkie płatności przez Webooker są chronione przez sprawdzone usługi płatnicze.
W Niemczech używamy Stripe, a w Czechach Comgate.
Dane płatnicze są przetwarzane bezpośrednio przez tych dostawców – Webooker nie ma do nich dostępu, ponieważ cała komunikacja jest szyfrowana i spełnia międzynarodowe standardy bezpieczeństwa.
Dzięki temu Twoi klienci mogą płacić wygodnie i bezpiecznie, a Ty masz pewność, że wszystko działa prawidłowo.
Gdzie przechowywane są nasze dane?
Twoje dane są przechowywane przede wszystkim w infrastrukturze Google Cloud we Frankfurcie nad Menem na terenie Unii Europejskiej. W przypadku niektórych usług technicznych, w szczególności dostarczania e-maili transakcyjnych, mogą być wykorzystywani starannie dobrani podmioty przetwarzające spoza UE. Każdy taki transfer odbywa się wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń. Szczegóły znajdziesz w naszej Polityce prywatności.
Czym jest Stripe i dlaczego Webooker z niego korzysta?
Stripe to sprawdzona bramka płatności online do płatności kartą, używana przez firmy w całej Europie.
Obsługuje popularne karty kredytowe i debetowe, takie jak Visa, Mastercard, Maestro i American Express, a także inne karty międzynarodowe. Obsługuje również portfele cyfrowe, takie jak Apple Pay i Google Pay, dzięki czemu rodzice mogą szybko i wygodnie płacić online za kursy i Wydarzenia.
Cały proces płatności został zaprojektowany tak, aby był jak najprostszy i najbezpieczniejszy.
Jak skonfigurować Stripe i czego potrzebuję?
Stripe konfiguruje się bezpośrednio na stronie stripe.com. Potrzebujesz podstawowych informacji o swojej organizacji albo firmie oraz konta bankowego, na które będą przelewane płatności za kursy.
Stripe oferuje środowisko testowe (sandbox), w którym możesz wypróbować konfigurację bez prawdziwych płatności, oraz tryb produkcyjny dla rzeczywistych wpłat od rodziców i klientów.
Szczegółowy przewodnik dotyczący konfiguracji Stripe i połączenia go z Webooker znajdziesz w FAQ oraz bezpośrednio w panelu administracyjnym.
Czy mogę najpierw przetestować płatności online przez Stripe?
Tak. Stripe oferuje tryb testowy, w którym możesz przetestować cały proces płatności bez zobowiązań i bez realnego przepływu pieniędzy.
W administracji WEBOOKER po prostu wybierasz, dla których kursów albo Wydarzeń mają być włączone płatności online, i możesz przetestować wszystko we własnym tempie.
Na tryb produkcyjny przechodzisz dopiero wtedy, gdy masz pewność, że wszystko działa dokładnie tak, jak potrzebujesz.
Jak działają płatności online w Webooker?
Po płatności kartą rejestracja jest automatycznie oznaczana jako opłacona. Płatność jest automatycznie przypisywana do odpowiedniego uczestnika oraz odpowiedniego kursu albo Wydarzenia, należność zostaje rozliczona, a Ty od razu masz przegląd statusów zamówień.
WEBOOKER automatycznie tworzy także potwierdzenie płatności, na przykład do celów ubezpieczeniowych, i wysyła je e-mailem do uczestnika. Stripe następnie przelewa kwotę na Twoje konto bankowe zgodnie z własnym harmonogramem wypłat.
W efekcie jest mniej ręcznych kroków, mniej błędów i znacznie szybsza obsługa płatności.
Jak wygląda rozpoczęcie pracy z Webooker?
Prosto online i bez skomplikowanej konfiguracji.
Po rejestracji odpowiadasz na kilka podstawowych pytań o swoje kursy, a system automatycznie się dopasowuje.
Tworzymy dla Ciebie własny adres internetowy, na przykład yourcompany.webooker.eu, który otwierasz w przeglądarce.
W panelu administracyjnym konfigurujesz potem wszystko samodzielnie – od kursów po płatności.
Nie jest wymagana żadna instalacja. Wszystko działa całkowicie online.
Twoi klienci zapisują się przez przeglądarkę, a rodzice mogą także korzystać z aplikacji mobilnej w App Store albo Google Play.
Czy oferujecie wsparcie techniczne i pomoc na początku?
Oczywiście.
Zawsze masz dostęp do naszego helpdesku e-mailowego, gdy potrzebujesz wsparcia.
Masz też do dyspozycji poradniki online oraz rozbudowane FAQ.
Czy mogę polecać Webooker i zaangażować się?
Jak najbardziej.
Jeśli masz dobre doświadczenia z Webooker i chcesz go polecać, chętnie Cię zaangażujemy.
Obecnie przygotowujemy program dla ambasadorów i partnerów – szczególnie dla nauczycieli, organizatorów i zaangażowanych rodziców.
Dołączenie jest bardzo proste: skontaktuj się z nami, a wyślemy Ci wszystkie informacje.
Jak działa nagroda za polecenie?
Bardzo prosto.
Poleć Webooker innym – na przykład kolegom, znajomym albo szkole, która oferuje kursy podobne do Twoich.
Jeśli nowy klient zarejestruje się przez Twój link polecający i przejdzie na wersję płatną, otrzymasz nagrodę.
Możesz wybrać: jeden miesiąc za darmo albo 30 EUR gotówką.
Chcesz dowiedzieć się więcej o programie partnerskim?
Wszystkie warunki i przewodnik na start znajdziesz na naszej stronie internetowej.
Pobierz aplikację WEBOOKER
Cennik
Wybierz pakiet dopasowany do Twojej działalności.
Każdy zawiera wszystkie kluczowe funkcje. Różnica dotyczy tylko skali.
Business
Idealny dla mniejszych zespołów i niezależnych nauczycieli
€30 / miesiąc
- ✓ Wszystkie funkcje w cenie
- •10 SMS w cenie, każdy dodatkowy SMS: €0.12
- •2,000 e-maili w cenie, każde dodatkowe 1,000: €1.99
- •2 GB przestrzeni w chmurze w cenie, każdy dodatkowy GB: €0.99
- •1 minuta konferencji online: €0.03
NAJPOPULARNIEJSZY
Business Plus
Dla większych centrów z zespołami i bardziej intensywną codzienną pracą
€69 / miesiąc
- ✓ Wszystkie funkcje w cenie
- •100 SMS w cenie, każdy dodatkowy SMS: €0.10
- •10,000 e-maili w cenie, każde dodatkowe 1,000: €1.80
- •10 GB przestrzeni w chmurze w cenie, każdy dodatkowy GB: €0.80
- •1 minuta konferencji online: €0.02
Co mówią nasi klienci
WEBOOKER jest już używany przez setki szkół i centrów w całych Czechach. Oto, co mówią osoby, które pracują z WEBOOKER każdego dnia: